سیستم اتوماسیون مکاتبات اداری

بطور کلی آنچه که از آن به عنوان سیستم اتوماسیون اداری یاد می‌شود، شکل تکامل یافته سیستم دبیرخانه است که برای جایگزین شدن روش دستی ثبت و شماره‌دهی مکاتبات شامل انواع نامه‌های اداری به کار می‌رفت. امروزه سیستم‌های نرم‌افزاری اتوماسیون اداری در ایران با دید مکانیزه کردن مکاتبات سازمانی شامل گردش فرم‌ها، نامه‌ها و به طور کلی مکاتبات اداری داخل و خارج یک سازمان طراحی شده است که در سازمان‌هایی مانند سازمان‌های دولتی و خدماتی، بخش مهمی از کار عملیات سازمان محسوب می‌شود. سامانه اتوماسیون مکاتبات اداری یک سامانه اطلاعاتی مبتنی بر کامپیو‌تر است که وظیفه جمع‌آوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیام‌های الکترونیک و سایر فرم‌های ارتباطات اداری را بین افراد، گروه‌های کاری و سازمان‌ها بر عهده دارد. اصلی ترین بخش این سامانه مربوط به عملیات ثبت نامه، ارجاع، کارتابل پرسنلی و بایگانی نامه‌ها است. این بخش هسته اولیه و اساسی این سامانه می‌باشد. در این بخش عملیات‌های مختلفی از قبیل ورود اطلاعات، ثبت اندیکاتور، توزیع و پیگیری چرخه نامه‌های دریافتی تا تهیه پیش‌نویس، گردش، امضاء و ثبت و چاپ نامه‌های ارسالی انجام شده و برای این کار از ابزارهای ورودی و خروجی متعددی مانند چاپگر و غیره استفاده می‌گردد.

استفاده از سامانه اتوماسیون مکاتبات اداری به عنوان روشی نوین، از سویی به جریان کار سرعت می‌بخشد و از سوی دیگر با جمع‌آوری اطلاعات مجموعه‌ی فعالیت‌های سازمان و طبقه‌بندی آ‌ن‌ها، بستر مناسبی را برای سرعت بخشیدن به امور روزمره فـراهم می‌سازد. سیستم اتوماسیون مکاتبات اداری تحت وب، ضمن ساماندهی فرآیندهای سازمانی، امكان انجام مكاتبات اداری به صورت الكترونیك از هر نقطه جغرافیایی با سرعت بالا، سهولت كاربری و در محیطی امن فراهم می‌كند.