با توجه به وسعت و تنوع دامنه اجرای یک پروژه SAP و متحول کردن فرایندهای سازمان، با پروژه های SAP نباید بعنوان یک پروژه صرفا IT رفتار کرد بلکه باید بعنوان یک برنامه اساسی تغییر کسب و کار با تعهد مدیریت ارشد دیده شود. برای تحقق این امر، بهره گیری از مشاوران و ناظرین متخصص ضروری است. مشاورانی که ضمن داشتن مهارت و دانش کافی بتوانند از تمامی اتفاقاتی که در حین اجرای پروژه رخ می دهد آگاه باشند و با اتکا به روشهای اثبات شده کنترلی، از پیشرفت یا لختی کار در هر مرحله و هرحوزه اطمینان یابند. نظارت بر تحلیل فرایندها، تسلط بر به روش ها (SAP Best Practices)، نظارت بر تهیه اسناد پروژه، پیش بینی شرایط، نظارت بر برنامه مدیریت پروژه، مدیریت ریسک از جمله موارد حائز اهمیت در کنترل جریان اجرای یک پروژه SAP ERP میباشد.

زمانیکه شرکتها می خواهند از یک سیستم موجود یا از یک ERP قدیمی به سمت SAP ERP مهاجرت کنند، این نوع پروژه ها به لحاظ مشاوره و نظارت، سخت ترین هستند. از یک طرف مشتری وجود دارد که بسیاری از فرایندهای اساسی آن قبلا بصورت سیستمی پیاده سازی شده است و ممکن است به راحتی با استانداردها و راهکار SAP تطابق نیابد.  از طرف دیگر تیم مجری قرار دارد که علی رغم تلاش جهت اجرای موفقیت آمیز پروژه و جلب رضایت مشتری مدام با مقاومت ها و تمایل سازمان به ادامه روند جاری خود روبرو می شوند. در این راستا ما میتوانیم بعنوان مشاور شما در اثبات عملکرد برتر SAP و جلوگیری از تحمیل تغییرات غیرضروری، همراهتان باشیم. در ادامه با مهمترین خدمات ما در این حوزه آشنا شوید:

 

نظارت بر نحوه مدیریت و کنترل پروژه های SAP

به دلیل وسعت دامنه پیاده سازی پروژه های SAP، ایجاد تغییرات و مدیریت و کنترل فعالیتهای پروژه مسئله ای بسیار جدی است. در این ابعاد از دامنه، دانش و پیچیدگی، زمانیکه مشکلی در حین کار به وجود می آید ممکن است عدم مدیریت آن موجب تاخیر در زمان یا پایین آمدن سطح کیفی و عملکردی پروژه گردد. هر فعالیت و جزئیاتی در پروژه SAP میبایست ارزیابی شود، تست شود، تنظیم شود، مجددا تست شود تا در نهایت اجرایی گردد. در واقع مدیریت و کنترل پروژه های SAP باید چیزی فراتر از تجربه و مهارت مدیریت پروژه عادی باشد. شرکت ایران فاوا گسترش نیز افتخار کسب این تجربه را در یکی از بزرگترین صنایع کشور با متنوع ترین حوزه فرایندی داشته که توانسته است با درک نیازها و تفاوتهای ذی نفعان با قابلیتهای فنی و فرایندی SAP همواره این هماهنگی را برقرار کرده و چالش هایی از این قبیل را مطابق روش های استاندارد، مدیریت و کنترل نماید. در این راستا به برخی از مهمترین رویکردهای ما در مدیریت پروژه های SAP اشاره شده است:

  • برنامه ریزی و ایجاد لیست فعالیتها، زمان بندی و مهلت (برنامه ای) برای کنترل خسارات احتمالی
  • تعیین نقش های کلیدی، مسئولیتها و تخصیص فعالیتهای مرتبط با هر تیم
  • ردیابی دقیق بندها و فعالیتهای پروژه
  • کنترل و مدیریت شکافها، تغییرات و فعالیتهای خارج از دامنه پروژه
  • آموزش و انتقال دانش به تیم پروژه
  • ایجاد هماهنگی و جلوگیری از چالش بین تیم های کسب و کار، تیم فنی و ذی نفعان پروژه
  • تجزیه، تحلیل و مدیریت ریسکها و منافع هزینه ای
  • تهیه وکنترل و مدیریت اقلام قابل تحویل پروژه
  • ارائه گزارشات پیشرفت و وضعیت به مدیران، شرکای تجاری و سایر ذینفعان پروژه

 

مشاوره و ارزیابی سیستم SAP موجود و یکپارچگی با سایر سیستمها

در این حوزه ما درخصوص اطلاعات و داده های موجود از منابع ثانویه و لزوم تکمیل آنها مطالعه می کنیم. سپس یک ارزیابی کامل شامل تجزیه و تحلیل سیستم SAP موجود و سایر سیستمها؛ اعتبارسنجی چالش های فعلی کسب و کار؛ بررسی مشکلات و نواقص سیستمی؛ شناسایی شکافها و فرصت های بهبود انجام خواهد گردید. این ارزیابی بسته به نیاز مشتری و پیچیدگی های موجود میتواند منجر به تصمیم گیری های دیگری گردد. بعنوان مثال مشتری تصمیم به گسترش SAP و جایگزینی آن با سایر سیستمها نماید. در مواردی می تواند تصمیم بر حفظ سیستمهای ثانویه و ایجاد بستری جهت اتصال به سیستم SAP یا انتقال داده داشته باشد. در هر دو حالت این وظیفه ماست که با بررسی تاثیرات فنی، هزینه، مزایا، الزامات قانونی و مدیریتی بهترین مسیر راه را پیشنهاد دهیم.

 

مشاوره و امکان سنجی Roll out پروژه های SAP

زمانیکه تصمیم می گیرید ابعاد کسب و کار خود را به مکانهای دیگری هم گسترش دهید، یکی از چالشهای شما، تطبیق فرایندهای کسب و کارتان با شرایط جدید خواهد بود. ولیکن درصورتیکه از SAP استفاده می کنید با استفاده از Roll Out می توانید مطمئن باشید که همه چیز با حداقل تغییرات تحت پوشش قرار خواهد گرقت. در SAP Roll Out لازم نیست همه چیز را از نو انجام دهید. برای انجام چنین پروژه هایی فقط کافی است بر روی موارد خاص مثل کد شرکت، لوگوی مورد استفاده در فرمهای چاپی، قوانین مالیاتی و اعمال برخی محدودیتهای دسترسی کار شود. بعنوان مثال اگر شما از SAP استفاده می کنید و اقدام به تاسیس کارخانه یا شرکت دیگری با کسب و کار مشابه کرده اید فقط کافیست برای شرکت جدید SAP Roll Out را انجام دهید تا عینا همان تنظیمات و فرایندها بصورت کامل در شرکت جدید اجرا شود. با این حال پس از اجرای پروژه، درصورت تغییرات یا نیازمندیهای جدید، این امکان وجود دارد تا تغییرات متناسب با نیاز شما و مطابق استاندارد پیاده سازی شده در شرکت مادر اعمال گردد.

 

مشاوره در حوزه انتخاب به روش ها (SAP Best Practices)، تجزیه و تحلیل فرایند و بهینه سازی

Sap Best Practice که تحت عنوان RDS هم شناخته می شود (Rapid Deployment Solution) یک پکیج استاندارد از پیش تنظیم شده است که به سریع تر و راحت تر پیاده کردن پروژه برای یک کسب و کار و مشتری کمک می کند. آنها براساس یک مدل استاندارد و جامع طراحی شده اند که در عین حال انعطاف پذیری جهت اعمال تغییرات مد نظر مشتری را نیز دارد. علی الخصوص در کشور ایران که نیاز به بومی سازی مشهود است. از این به روش ها در بیش از 50 کشور و برای بیش از ده هزار مشتری در 25 صنعت استفاده شده است.

در این بخش ما به شما می گوییم که چطور اطمینان حاصل کنید که به روش پیشنهادی برای شما متناسب با نیاز شما و حوزه فرایندی کسب و کارتان باشد. قبل از هر چیز میبایست مطمئن شویم که استفاده از Best Practice، انعطاف پذیری فرایند شما را حفظ می کند در غیر اینصورت در اجرای آن حتما با مشکل روبرو می شوید. باید مطمئن شویم که Best Practice انتخابی، متناسب با نیاز صنعت شما و حوزه کاری شما باشد. به یاد داشته باشید هر به روشی چه متعلق به SAP باشد یا هر راهکار دیگر، میبایست بهترین روش برای اجرای فرایندهای شما باشد. استفاده از به روش مناسب، این اطمینان خاطر را به شما می دهد که توانسته اید با بهره مندی از دانش سایرین که فعالیت مشابه شما را انجام می دهند SAP را اجرایی نمایید.

 

نظارت بر اجرای پروژه های SAP در حوزه های عملکردی، فرایندی، فنی

اجرای SAP بعنوان یک ERP به دلیل استاندارد بودن فرایندهای آن، به منزله یک تغییر در نحوه عملکرد، فرایند و حتی تصمیم گیری های سازمان میباشد. با پیاده سازیSAP در صورت اجرای موفقیت آمیز در عین حال که می تواند یک سرمایه گذاری قابل توجه باشد همچنین می تواند تاثیر مخربی درصورت ناموفق بودن پروژه داشته باشد. بر این اساس نظارت بر اجرای چنین پروژه هایی که بتواند در بودجه و زمان تعیین شده، عملکرد مورد انتظار شما را ارائه دهد بسیار حائز اهمیت میباشد که در واقع این همان تعریفی است که می توانیم از اجرای موفقیت آمیز یک پروژه SAP ERP داشته باشیم. در ادامه با اهم فعالیتهایی که در این بخش عهده دار ارائه آن هستیم آشنا شوید:

  • تحلیل پیشنهادات و درخواستهای ارائه شده با هدف اطمینان از مناسب بودن آن
  • همکاری و تعامل نزدیک با نیروهای IT در توسعه و اجرای تغییرات
  • نظارت بر تایید طرحهای ارائه شده قبل از اجرا
  • نظارت بر تست فرایندها قبل از اجرا
  • نظارت بر نحوه اجرای سیستم جدید، کاستی ها و بهبود ها
  • بيشتر…