مدیریت مستندات در SAP

سیستم مدیریت اسناد SAP (SAP’s Document Management System) یک برنامه و مخزن پیشرفته برای ذخیره سازی فایلها و کنترل اسناد است که به منظور مدیریت الکترونیکی اسناد، دارایی ها و محتوا در سازمان استفاده می گردد.

 

در حالیکه شما یک کاربر SAP هستید و با حجم متنوع و وسیعی از اطلاعات در حوزه کاری خود در SAP مواجه هستید حتما نیاز به داشتن یک سیستم مدیریت اسناد را احساس خواهید کرد. در این راستا SAP DMS بعنوان یک پایگاه قدرتمند مدیریت اسناد به کمک شما خواهد آمد.

SAP DMS به دلیل یکپارچگی با سطح رکورد اسناد در تمامی ماژول های SAP از قبیل تولید، فروش، خرید، تعمیرات، مالی و …، امکان نگهداری اسناد مرتبط با هر بخش و دسترسی آسان و سریع به آنها را با رعایت جوانب امنیتی فراهم می نماید.

 

مهمترین مزایای سیستم مدیریت اسناد

  • ایجاد و مدیریت سوابق اسناد

از طریق سیستم مدیریت اسناد SAP، تمامی سوابق اسناد همانند پوشه های یک سیستم عامل استاندارد، از هر قالب و نوعی ایجاد و نگهداری می شوند. این پوشه ها و سوابق آنها از طریق پروتکل های امنیتی تعیین شده در سیستم SAP و DMS، می تواند برای گروه های خاصی از کاربران یا خود کاربران قابل دستیابی باشد.

  • بستر ابر

درصورت به اشتراک گذاری و قابلیت ذخیره سازی اسناد در بستر Cloud، کاربران SAP در هر جا و هر زمان که باشند می توانند به اسناد خود دسترسی داشته باشند.

  • رابط کاربری موثر

به دلیل اینکه کاربران بطور روزانه و مکرر نیاز به بروزرسانی و آرشیو اسناد دارند لذا لینک دادن پرونده ها و فایلها به جای ذخیره آنها در SAP، امکان به اشتراک گذاری و ذخیره سازی کارآمد فراهم گردیده است.

  • دسترسی پذیری

با استفاده از این مزیت کاربران ارشد و مدیران می توانند مجوز های خاصی را برای کارمندان خود تعیین کنند که این امر در حفظ کنترل و محافظت از تغییر اسناد بسیار حائز اهمیت میباشد.

  • کاهش ذخیره سازی فیزیکی

با گذشت زمان خصوصا در سازمانهای بزرگ، ذخیره اسناد کاغذی هم به لحاظ فضای کاری و هم از منظر هزینه ای، چندان به صرفه نخواهد بود. با استفاده از سیستم مدیریت اسناد SAP، میتوانید به راحتی با لینک دادن به اسناد، پرونده ها، قراردادها، نقشه ها و سایر مستندات مرتبط با هر ماژول، هم در ذخیره سازی فیزیکی و هم در فضای درایوهای شبکه صرفه جویی نمایید.

 

قابلیت های سیستم مدیریت اسناد SAP