Material Management

اطلاعات پایه:

  • اطلاعات پایه مواد(Material Master)
  • اطلاعات پایه تامین کننده(Vendor Master)
  • ارتباط بین اطلاعات پایه مواد و تامین کننده(Inforecord)

فرایند تامین کالا:

  • دریافت نیازمندی ها(Manual/MRP)
  • سهمیه بندی تامین (Quota Arrangement)
  • ایجاد درخواست خرید (purchase requisition)
  • استعلام قیمت(RFQ)
  • ثبت پیش فاکتور (maitain Quotations)
  • انتخاب تامین کننده (مقایسه قیمتPrice comparison)
  • ارزیابی تامین کننده (Vendor evaluation)

ایجاد سفارش خرید استاندارد (سفارش خریدPO/ قرارداد بلند مدت (قراردادهای بدون زمانبندی contract/ قراردادهای زمانبندی شدهScheduling Agreement)

ایجاد سفارش خرید امانی (consignment) (سفارش خریدPO/ قرارداد بلند مدت (قراردادهای بدون زمانبندی contract/ قراردادهای زمانبندی شدهScheduling Agreement)

ایجاد سفارش خرید پیمانکاری (حق العمل کاری)subcontracting  (سفارش خریدPO/ قرارداد بلند مدت (قراردادهای بدون زمانبندی contract/ قراردادهای زمانبندی شدهScheduling Agreement)

ایجاد سفارش خرید با واسطه (Third party) (سفارش خریدPO/ قرارداد بلند مدت (قراردادهای بدون زمانبندی contract/ قراردادهای زمانبندی شدهScheduling Agreement)

بین شرکتهای درون یک گروه صنعتی(Intercompany- cross company)

  • پیگیری مراحل خرید و گزارشات مربوطه
  • در یافت فاکتور و ثبت (Invoice Verification)

سایر ویژگی ها:

  • شرایطConditions
  • شرایط پرداخت Terms of Payment

مدیریت موجودی:

  • اعلامیه حمل بداخل (inbound delivery) کالا/ظروف حمل
  • ثبت دریافت (کالا/ ظروف حمل)
  • ارسال کالا
  • اعلامیه حمل به خارج از محدوده شرکت (Outbound delivery) کالا/ظروف حمل ارسال (کالا/ ظروف حمل)
  • گزارشات مربوط به ارسال ها / دریافتها و سفارشات در راه

انتقال کالا:

  • ایجاد درخواست کالا از سایر انبارها
  • ارسال و دریافت کالا بین انبارها (داخل یک کارخانه و یا دو کارخانه داخل یک شرکت)
  • مدیریت کد یکه محموله (بچ)
  • مدیریت شماره سریال
  • مدیریت کالای بسته بندی شده (handling unit (HU)

مدیریت انبار (Warehouse):

  • اطلاعات پایه انبار
  • آدرس دهی بخش ها و قفسه ها
  • مدیریت فضای انبار با استفاده از استراتژی های گذاشت و برداشت

انبارگردانی:

  • محل های انبارش (Storage location)
  • انبارها(Warehouses)
  • کالاهای بسته بندی شده(handling unit (HU)

 

درخواست خرید

نیازمندی تامین مواد با توجه به واحد های مصرف کننده یا برنامه ریزی و کنترل مواد مشخص می‏گردند که می‏تواند شامل MRP ونگرش مبتنی بر مصرف در کنترل موجودی باشد. در این حالت روش معمول بررسی سطح موجودی مواد استفاده از اطلاعات پایه، استفاده از روش نقطه سفارش و پیش بینی بر مبنای مصرف گذشته است.امکان ایجاد دستی درخواست خرید یا ایجاد خودکار بر مبنای سیستم برنامه ریزی و کنترل مواد وجود دارد.

 

تعیین منبع تامین

قابلیت خرید در سیستم، امکان تشخیص منابع بالقوه تامین برمبنای سفارشات گذشته و قراردادهای خرید بلندمدت فعلی را فراهم می‏نماید. این امر موجب سرعت بخشیدن به پرسه ایجاد درخواست پیش فاکتور می‏شود.

انتخاب تامین‏ کننده و مقایسه پیش فاکتورها

سیستم توان شبیه سازی سناریوهای قیمت گذاری و مقایسه پیش فاکتورهای مختلف را داشته و می تواند جواب رد پیش فاکتور پیشنهادی را بصورت خودکار ارسال کند.

 

فرآیند سفارش خرید

سیستم خرید، اطلاعات را از اعلام نیاز و  پیش فاکتور فراخوانی می‏کند تا ایجاد سفارش خرید را تسهیل ‏کند. در مورد درخواست خریدها می‏توان سفارش خریدها را دستی ایجاد نموده یا ازقابلیت سیستم برای ایجاد سفارش خرید اتوماتیک استفاده کرد.علاوه برآن سیستم استفاده از قراردادهای زمانبندی شده ومدت دار را نیز ممکن می‏سازد. وضعیت بروزرسانی شده تمام درخواست های خرید، سفارش های خرید و پیش فاکتورها با استفاده از قابلیت های سیستم قابل استخراج هستند. سیستم امکان بررسی و تطبیق فاکتورها را فراهم می کند.  سفارش خرید، سند رسمی سفارش تامین کالا از تامین کننده با شرایط منعکس شده در درخواست است. در سفارش خرید این موضوع که کالای درخواستی برای انبارش یا مصرف مستقیم (مانند مرکز هزینه، دارائی یا پروژه) مدنظر قرار گرفته تعیین می گردد. عموماً رسید کالا و تائید فاکتور برمبنای درخواست خرید انجام می‏گردند.

قراردادهای های زمانبندی شده

قراردادهای زمانبندی شده تمهیداتی بلند مدت با یک تامین کننده هستند که تامین مواد از سوی تامین کننده با شرایط از پیش تعیین شده را دربر می گیرند.این شرایط برای زمان و مقدار مشخص تنظیم می‏شوند. قراردادهای زمانبندی شده از مزایای زیر برخوردارند:

  • زمان پردازش در سازمان را کاهش می دهند و می توانند جایگزین مقادیر زیادی از سفارش های خرید استاندارد و درخواست های مربوط به قراردادهای عادی گردند.درنتیجه استفاده از قابلیت قراردادهای زمانبندی شده،  حجم مستندات مورد استفاده را کاهش می‏دهند.
  • با اجرای MRP سیستم قادر به ایجاد خودکار قراردادهای زمانبندی شده خواهد بود. بنابراین نیاز به تبدیل دستی سفارش خرید حذف خواهد گشت.

انواع تاییدها

در سیستم SAP قابلیت تائید اسناد خرید برای سفارش های خرید (PO) و اعلام نیاز، درخواست پیش فاکتور،  قراردادها، قراردادهای زمانبندی وجود دارد.

هرکدام از اسناد خرید با توجه به سلسله مراتب سازمانی تعریف شده باید توسط نفرات مرتبط تائید شوند. فرآیند تائید بطور خودکار مانع جریان سند تائید نشده در مراحل بعد می‏شود. هدف از فرآیند تائید پیش‏گیری از چاپ یا انتقال اسناد تایید نشده است.

خرید عادی

بخش خرید یکی از اجزاء مدیریت مواد است که از وظایف این بخش تامین مواد و خدمات از خارج سازمان

  • تعیین منابع ممکن برای رفع نیاز شناسایی شده بوسیله ‏برنامه‏ریزی مواد و سیستم‏های کنترل و یا کاربران
  • نظارت بر فرایند تحویل‏گیری اقلام خریداری شده و پرداخت هزینه به تامین‏کننده می باشد

خرید STO

با استفاده از این نوع تامین برای تامین بوسیله یک کارخانه با یک شرکت برای یک کارخانه‏ی دیگر با یک کد شرکت متفاوت است که هر دو این  شرکتها زیر مجموعه یک گروه صنعتی هستند. کارخانه ای  که به تامین ماده نیاز دارد درخواست STO برای یک کارخانه دیگر که قادر به تامین این ماده است می‏فرستد. بنابراین، فرایند انتقال موجودی نه تنها مدیریت موجودی بلکه فرایندهای خرید در کارخانه دریافت کننده را درگیر می‏کند.

خرید حق العمل کاری

دراین فرآیند نیز سازمان مواد را به تامین‏کننده سفارش می‏دهد با این تفاوت که برخلاف فرآیند عادی خرید، شرکت تمام یا بخشی از مواد خام مورد نیاز را در اختیار تامین کننده (که دراین مورد پیمانکار است)  قرار می‏دهد.

این فرآیند دارای ویژگی های زیر است:

محصول نهایی با سفارش حق العمل‏کاری ایجاد می‏گردد.این سفارش علاوه بر اطلاعات مربوط به محصول دریافتنی،اطلاعات مربوط به اجزای لازم برای ارئه به پیمانکار را در بر می گیرد.

لازم است قطعات لازم برای ساخت محصول برای پیمانکارفراهم گردند. این قسمت از فرآیند بصورت ثبت جابجایی مواد در سیستم منعکس می‏گردد.گرچه موادی که برای پیمانکار ارسال می‏گردند بصورت فیزیکی در سازمان وجود نخواهند داشت اما هنوز جز موجودی سازمان درخواست کننده حساب شده و تحت مالکیت آن هستند. سیستم اطلاعات مربوط به این مواد را بصورت موجودی ویژه فراهم شده برای تامین کننده نشان می دهد.

پیمانکار پس از تولید محصول نهایی و یا تغییر یافته، اقدام به ارسال آن می‏نماید. دراین مرحله رسید کالا با ارجاع به سفارش حق العمل کاری ایجاد می‏گردد.این کار به ثبت صحیح رسید محصول نهایی و مصرف قطعات ارسال شده به پیمانکار می انجامد. درنهایت پیمانکار فاکتور مربوط به کار انجام شده را ارائه می‏دهد.

 

خرید امانی

در این نوع از محموله بدون پرداخت بها،  مواد در سایت مبداء سفارش، نگهداری می‏گردد ولی مالکیت آن تا زمانی که از موجودی مواد امانی برداشت (مصرف) نشود متعلق به تامین کننده است. پس از  برداشت از موجودی امانی، مالکیت ماده تغییر کرده و دیگر در تملک  تامین کنتده نخواهد بود. تصویه حساب این گونه مصارف بر اساس دوره های مورد توافق مثلا ماهانه صورت می‏گیرد.