سامانه اتوماسیون مکاتبات اداری
بطور کلی آنچه که از آن به عنوان سیستم اتوماسیون اداری یاد می‌شود، شکل تکامل یافته سیستم دبیرخانه است که برای جایگزین شدن روش دستی ثبت و شماره‌دهی مکاتبات شامل انواع نامه‌های اداری به کار می‌رفت. امروزه سیستم‌های نرم‌افزاری اتوماسیون اداری در ایران با دید مکانیزه کردن مکاتبات سازمانی شامل گردش فرم‌ها، نامه‌ها و به طور کلی مکاتبات اداری داخل و خارج یک سازمان طراحی شده است که در سازمان‌هایی مانند سازمان‌های دولتی و خدماتی، بخش مهمی از کار عملیات سازمان محسوب می‌شود. سامانه اتوماسیون مکاتبات اداری یک سامانه اطلاعاتی مبتنی بر کامپیو‌تر است که وظیفه جمع‌آوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیام‌های الکترونیک و سایر فرم‌های ارتباطات اداری را بین افراد، گروه‌های کاری و سازمان‌ها بر عهده دارد. اصلی ترین بخش این سامانه مربوط به عملیات ثبت نامه، ارجاع، کارتابل پرسنلی و بایگانی نامه‌ها است. این بخش هسته اولیه و اساسی این سامانه می‌باشد. در این بخش عملیات‌های مختلفی از قبیل ورود اطلاعات، ثبت اندیکاتور، توزیع و پیگیری چرخه نامه‌های دریافتی تا تهیه پیش‌نویس، گردش، امضاء و ثبت و چاپ نامه‌های ارسالی انجام شده و برای این کار از ابزارهای ورودی و خروجی متعددی مانند چاپگر و غیره استفاده می‌گردد.
استفاده از سامانه اتوماسیون مکاتبات اداری به عنوان روشی نوین، از سویی به جریان کار سرعت می‌بخشد و از سوی دیگر با جمع‌آوری اطلاعات مجموعه‌ی فعالیت‌های سازمان و طبقه‌بندی آ‌ن‌ها، بستر مناسبی را برای سرعت بخشیدن به امور روزمره فـراهم می‌سازد. سیستم اتوماسیون مکاتبات اداری تحت وب، ضمن ساماندهی فرآیندهای سازمانی، امكان انجام مكاتبات اداری به صورت الكترونیك از هر نقطه جغرافیایی با سرعت بالا، سهولت كاربری و در محیطی امن فراهم می‌كند.
امکانات و ویژگی‌های مدیریتی
- امكان تعریف محل‌های بایگانی بصورت درختی همراه با امكان جابجایی درخت بایگانی
- امكان ایجاد گروه‌های كاری و اختصاص كارتابل‌های مورد نظر به آن به منظور استفاده در زمان اقدام و یا ایجاد نامه
- امكان ایجاد الگوهای نامه بصورت پیش‌فرض به منظور استفاده در زمان ایجاد نامه
- امكان تعریف شركت‌های برون سازمانی بصورت درختی به منظور استفاده در زمان ثبت نامه به خارج از شرکت
- امکان ارتباط شرکت‌های همکار با یکدیگر در عین حفظ استقلال مکاتبات داخلی
امکانات و ویژگی‌های کاربری
این بخش شامل عملیات مربوط به كارتابل، ثبت نامه، پیام، اطلاعیه، معرفی جانشین و واگذاری كارتابل می‌باشد:
- امکان ایجاد، جابجایی و حذف کارتابل
- امکان تعریف چند کارتابل برای هر نفر و تعیین کارتابل اصلی
- امکان ایجاد کارتابل ویژه برای مدیر عامل و مدیران با تنظیم دسترسی‌های ویژه
- امکان واگذاری كارتابل همراه با مشخص نمودن نوع محدودیت‌ها
- امکان معرفی جانشین در یک بازه زمانی معین
- امکان ارسال نامه به بصورت فردی و گروهی
- امكان ارسال نامه بصورت پنهان، فوری، فاقد مجوز اقدام و ثبت تاریخ پیگیری
- امکان اضافه نمودن یادداشت بر روی هر نامه
- امکان اضافه نمودن فایل ضمیمه به هر نامه به تفکیک گیرندگان
- امکان اضافه نمودن نامه مرتبط به هر نامه
- امکان جستجوی نامه بر اساس تاریخ، فرستده، گیرنده، موضوع نامه، محل بایگانی، متن پاراف، متن یادداشت و…
- امکان مشاهده و چاپ مراحل نامه
- امکان ارسال نامه در قالب Word
- امکان تعریف الگوی نامه به صورت پیش‌فرض
- امکان تعریف بایگانی برای نامه‌ها
- امکان تعریف امضاء برای نامه
- امکان ارسال و دریافت نامه محرمانه
- امکان ارسال و دریافت نامه‌های برون سازمانی
- امکان گزارش‌گیری از مراحل نامه
- امکان ارسال اطلاعیه
- امکان ارسال پیام همراه با موضوع و متن پیام و فایل ضمیمه
- دریافت پیام از سمت سامانه هنگام دریافت نامه، اطلاعیه و…
- امکان تعریف گروه کاربران و ثبت میزان دسترسی هر کاربر به سامانه
- امكان تعریف گروه‌های مكاتباتی
- امکان ثبت میزان دسترسی مكاتبات
- امکان ایجاد چارت سازمانی و سطوح دسترسی بر اساس چارت سازمانی تعریف شده
- امکان جابجایی واحدهای سازمانی و ترتیب نمایش ساختار با حفظ دسترسی‌ها و کارتابل
- امکان تعریف رده‌های سازمانی
- امکان تعریف سوپروایزر
- ایجاد دسترسی به جزئیات نرم‌افزار
- امکان تعریف کامپیوترهای مجاز برای دسترسی به سامانه
- امکان تعریف شرکت‌های تأمین کننده
- امکان جستجوی پیشرفته