سیستم مدیریت درخواست های خدمات فنی به منظور مدیریت و رسیدگی به درخواست های فنی مطرح شده از سوی پرسنل شرکت طراحی و پیاده سازی شده است. به عبارت دیگر، هر نوع خدمات فنی مورد نیاز پرسنل شرکت اعم از تعمیرات، ساخت، طراحی، آماده سازی و … در این سیستم ثبت و پس از بررسی مراجع ذی ربط، به واحد های مربوطه ساخت و تعمیرات (زیر مجموعه واحد خدمات فنی سازمان) ارجاع داده می شود. این سیستم متشکل از فرایندی به منظور پیمایش گام به گام روند ثبت تا رسیدگی و دریافت تایید از بهره بردار می باشد که در آن وظایف و حیطه اختیارات هریک از نقش ها تعریف شده و به همین جهت با نظم و اصول از پیش تعیین شده، روال رسیدگی به هریک از درخواست های ثبت شده انجام می گردد که طبیعتا قابلیت رهگیری از سوی ثبت کننده درخواست، مسئولین اجرایی و هریک از مدیران مافوق نیز در این سیستم دیده شده است.
مستند سازی و آرشیو تمامی اقدامات صورت گرفته
از مهم ترین مزایای این سیستم، قابلیت مستند سازی و دسته بندی درخواستها، مستندات مرتبط با هریک از اقدامات انجام شده از سوی هریک از نقش های این سیستم می باشد که منجر به گزارش گیری آسان و دقیق تر می گردد و عملکرد هریک از تیم ها و همچنین کل واحد می شود.
ماژول مکاتبات
شایان ذکر است امکان مکاتبه هریک از کاربران سیستم با یکدیگر، خارج از روال فرآیند نیز در این سامانه میسر شده است. این مکاتبات میتواند مختص هریک از درخواست ها و یا به صورت عمومی باشد که برقراری ارتباط را میان کاربران این سامانه آسان تر کرده و هرگونه ابهام و یا استثنائات رخ داده در روال کار نسبت به فرآیند سیستم را پوشش می دهد.
مزایای سیستم در یک نگاه
- امکان مشاهده و پیگیری درخواست های ثبت شده در سیستم مدیریت درخواستها
- امکان ابطال درخواست ها توسط واحد خدمات فنی
- امکان ایجاد شکست کار برای هریک از درخواست ها و ارجاع همزمان آن ها به چندین واحد اجرایی
- امکان حذف و اضافه اجراییات از سوی واحد مرجع خدمات فنی تا قبل از تایید نهایی بهره بردار
- امکان تعریف چارت سازمانی مختص این سیستم و مشخص کردن نقش هریک از کاربران در این سیستم
- ایجاد چندین گزارش کاربردی در سطوح مدیریتی به همراه فلوچارت هایی به منظور مشاهده وضعیت ها در یک نگاه
- ایجاد امکان گزارش گیری با توجه به بازه انتخابی کاربر (انتخاب گزارش مورد نظر، تاریخ شروع و پایان)
- امکان گزارش گیری برای هریک از نقش ها (اعم از مدیریت، اجرایی، روسای ادارات و …) به طوری که تنها درخواست های مرتبط با واحد سازمانی خود در چارت را مشاهده نماید
